Kjelde: Regnskap Norge


I en uttalelse av 4. mai 2011 har Skattedirektoratet drøftet to problemstillinger knyttet til dokumentasjon av kontantsalg i drosjenæringen.

Dokumentasjon av kontantsalg

Bokføringsforskriften § 8-2-1 krever at bokføringspliktige som driver taxinæring skal registrere kontantomsetningen ved bruk av taksameter. Det følger av § 8-2-2 at kontantomsetningen skal dokumenteres ved bruk av skiftlapper fra taksameteret, som etter § 8-2-3 skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt. Skiftelappene viser blant annet akkumulerte tall for totale kilometer og totalt innkjørt i kroner for hvert skift, men gir ikke detaljert informasjon om hvert enkelt gjennomført salg (hver tur).

Etter Skattedirektoratets vurdering er et taksameter å betrakte som et system for registrering av kontantsalg som er likeverdig med kassaapparat, jf bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd. Skiftelappene fra taksameteret utgjør i drosjenæringen «z-rapporter» eller tilsvarende aggregerte rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system etter bokføringsforskriften § 5-3-3 første ledd. Det må gjennomføres kassaoppgjør i samsvar med bokføringsforskriften § 5-3-2 annet ledd, hvor kontantsalg  i henhold til skiftelappen sammenholdes med opptelling av kassabeholdningen. Oppgjøret skal dateres, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.

Skiftelappene, som kun inneholder akkumulerte tall, kan etter Skattedirektoratets vurdering ikke erstatte daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapporter etter bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd. Slike summeringsstrimler skal blant annet angi klokkeslett for hvert enkelt salg. Dette innebærer at det fra taksameteret for hvert skift må utarbeides summeringsstrimler (kassaruller) som viser hvert enkelt salg, i tillegg til de aggregerte skiftelappene.

Taksameteret må kunne utarbeide salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg, jf bokføringsforskriften § 5-3-2 annet ledd. Innholdet i kvitteringen må minst etterleve kravene i bokføringsforskriften § 5-1-1 til § 5-1-8. Det må videre foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av taksameterets oppbygging og funksjoner, jf bokføringsforskriften § 5-3-4.

Elektronisk oppbevaring av kontantsalgsdokumentasjon

Den bokføringspliktige kan i utgangspunktet velge mellom elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale og oppbevaring på papir. Dette er blant annet konkretisert i bokføringsforskriften § 5-3-3 første ledd, som bestemmer at «z-rapporter» eller tilsvarende aggregerte rapporter kan lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller kan skrives ut i forbindelse med kassaoppgjøret.

Dette betyr at både detaljerte transaksjonsdata (som kreves i kassaruller eller tilsvarende rapporter), aggregerte skiftelapper og dokumentasjon av opptelling og avstemming av kassebeholdningen, i utgangspunktet kan oppbevares elektronisk i taksameteret. Dataene kan også overføres fra taksameteret for oppbevaring på andre medium, for eksempel en datamaskin eller DVD-plate. Eventuelt kan dataene overføres for oppbevaring for eksempel hos en drosjesentral eller en ekstern regnskapsfører. Det stilles krav til betryggende sikring av dataenes integritet og tilgjengelighet (sikring mot urettmessig sletting, endring, tap og ødeleggelse), jf bokføringsloven § 4 nr 9 og § 13 tredje ledd. Mer informasjon om sikring av regnskapsmateriale finnes i høringsutkast til norsk bokføringsstandard NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale.

Det gjøres oppmerksom på at bokføringsforskriften § 8-2-2 tredje ledd krever at skiftelappene signeres foreløpende med fullt navn av skiftets sjåfør. I utgangspunktet betyr dette at det må tas utskrift av skiftelappene fra taksameteret, som signeres for hånd av sjåføren. Ved elektronisk oppbevaring bestemmer Esignaturloven § 6 at en kvalifisert elektronisk signatur alltid oppfyller krav om underskrift. En elektronisk signatur som ikke er kvalifisert kan oppfylle et slikt krav, men dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Klikk her for utskriftsvennleg versjon