Kjelde: NARF samt orienteringsskriv frå Norges Bondelag


Krav til kunde- og leverandørspesifikasjonar

Bokføringslova har no fått samla reglar som tidlegare var å finne i forskrifter:



  • Spesifikasjon av uttak til eigarar, deltakarar og til eiga verksemd
  • Spesifikasjon av sal til eigarar og deltakarar i føretak med færre enn 10 eigarar/deltakarar
  • Spesifikasjon av sal og andre ytingar til leiande tilsette

Nytt er det at kunde- og leverandørspesifikasjonane også skal omfatte kontante sal og kjøp når vare eller teneste er berekna for vidaresal eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tenesteleveranse. Det same gjeld dersom beløpet overstig kr 40.000 m/mva.


Bokføringspliktige som i hovudsak sel kontant, kan likevel spesifisere slike sal ved framlegging av kopiar av salsdokumentasjonen ordna pr. kunde.


Når det gjeld kjøp frå leverandørar, så skal ein heretter registrere organisasjonsnummeret også i samband med bokføringa av kjøpet.


Dei gamle krava til faktura gjeld fortsatt, bla førehandsnummerering, namn/adresse, organisasjonsnummer samt klar og eintydig spesifikasjon av vara/tenesta.


Nye krav til ajourføring

Rekneskapen skal vere ajour i forhold til krava om pliktig rekneskapsrapportering. For dei fleste betyr dette kvar andre månad i samband med innrapportering av meirverdiavgift.
For selskap som ikkje er mva-pliktige eller har årstermin på mva, så skal rekneskapen førast minimum kvar fjerde månad.
Unntak frå denne regelen er det dersom selskapet har færre enn 300 bilag i året.


Oppbevaringsplikt og -tid

Den nye bokføringslova skil mellom såkalla primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon er bla årsrekneskap, likningsoppgåver, spesifikasjonar som nemnt ovanfor, fakturaer, kvitteringar, reiserekningar ol. Slik dokumentasjon skal oppbevarast i ti år.


Sekundærdokumentasjon har ei forkorta oppbevaringstid på 3,5 år, og omfattar avtalar som gjeld verksemda, korrespondanse som gjev vesentleg tilleggsinformasjon i tilknytning til ei bokført opplysning, utgåande pakksedlar viss dei ligg føre på papir på leveringstidspunktet og lovpålagte prisoversikter.


Særskilde bransjar: tannlegar, frisørar mv

Lovgjevar har vurdert det som nødvendig for visse bransjar å kreve andre former for sekundærdokumentasjon. Dette gjeld blant anna bokføringspliktige som utfører tenester etter timebestilling (legar, tannlegar, frisørar mfl) som må dokumentere timebestillingane.


Eit anna eksempel er der vederlaget for tenestene er basert på tidsforbruk, der det no blir stilt krav om dokumentasjon og spesifikasjon av timane som er utført (spesifisert pr dag fordelt på intern tid og på dei enkelte kundar/oppdrag).


Oppbevaringstid for slik dokumentasjon varierer og er angitt direkte i bokføringsforskrifta.


Timedokumentasjon

Utan omsyn til bransje er det innført eit generelt krav om timedokumentasjon for tilsette, som heilt eller delvis får lønn basert på antal arbeidde timar. Her skal følgjande opplysningar vere spesifisert pr. motpart (kunde/oppdrag): dato for utført arbeid, antal timar denne datoen og sum timar for perioden.


Elektronisk oppbevaring

Elektronisk oppbevaring er likestilt med oppbevaring på papir, så lenge materialet er tilgjengeleg i lesbar form, og kan skrivast ut på papir i heile oppbevaringsperioden. Sikkerheitskopiar skal oppbevarast fråskilt frå originalen.


Nytt, og forenklande, er det at elektronisk oppbevaring gjer at papirutgåva kan kastast. Dette betyr at skanning av rekneskapsdokument kan frigjere ti års lagring av papirdokumentasjon. Dette gjeld også dokumentasjon som tidlegare blei oppbevart i årsoppgjersboka. Det førebels einaste unntaket, og som dermed fortsatt må oppbevarast på papir, er vareteljingslister og timelister i prosjekt.


Kontantsal

Dei nye bokføringsreglane skjerpar krava til dokumentasjon av kontantsal. Det blir (nesten ubegrensa) plikt til å ha kassaapparat, og strengare krav til å angi partane (namn på seljar og kjøpar) på kjøpsdokumentasjonen.


Unntaket frå kravet til kassaapparat er bokføringspliktige som driv ambulerande eller sporadisk kontantsal, og som ikkje overstig 3 gangar grunnbeløpet i folketrygda (pr. 01.05.2005 kr 182.097). Dei som kjem inn under unntaket må dokumentere kontantsalet i innbunda bok (førehandsnummerert) eller ved gjenpart av daterte og førehandsnummererte salsbilag.
Les meir om ambulerande eller sporadisk kontantsal her.


Med innføringa av kassaapparat fell samstundes kravet om kassabok bort, men ein skal dagleg telje opp og attestere kontantbeholdninga.


Krava til kvittering frå kassaapparata er innskjerpa, og skal no innehalde: namn og organisasjonsnummer til seljar, kvitteringsnummer, dato, kva som er selt og omfang, beløp og meirverdiavgift i kroner.


Viktig er det også å merke seg at dersom kjøpar ønskjer å bokføre kjøpet i eige rekneskap, så må seljar alltid påføre kjøparen sitt namn eller organisasjonsnummer når kjøpet overstig kr 1.000. Påføringa skal dokumentarast med signatur og stempel av seljaren.


Oftare fakturering

Hovudregelen er at salsdokumentasjonen skal produserast av seljar. Eit unntak er der den bokføringspliktige kjøper varer eller tenester frå ein ikkje-bokføringspliktig seljar, feks ein privatperson. I slike tilfelle kan kjøpar produsere dokumentasjonen på vegne av seljar.


Når det gjeld fakturering, så er utgangspunktet at dette skal skje snarast mulig, og seinast éin månad etter levering. Uansett må ein fakturere innanfor det kalendarår leveringa skjer.


Prosjektrekneskap for bygg og anlegg

Beløpsgrensa for å føre prosjektrekneskap i bygg og anlegg er heva frå kr 100.000 til kr 300.000.


Gode bilagsrutiner


  • Rekneskapsbilaga er verdipapir som må tilfredsstille formelle krav for å kunne bokførast i rekneskapen, og dermed få refundert mva og få frådrag for kostnadene.
  • Forsikr deg om at alle bilaga finst i permen som blir levert til rekneskapsførar. Kontroller mot bankkontoutskrift.
  • Bruk ein bankkonto som berre blir brukt til næringsformål. Til private utgifter bruker du ein privat konto. Dette reduserer antal bilag til rekneskapsførar, samstundes som det sikrar at alle kostnader kjem til frådrag i næringsverksemda. 
  • Arkiver bilaga i bilagspermen dagleg.
  • Les meir om «fastkasse» eller «flytande kasse» her.

Klikk her for utskriftsvennleg versjon