Representasjon

Fagstoff  –  Representasjon

(Kilde: Liknings-ABC (utdrag), oppdatert 09.02.2021)

Hovedregel

Kostnader til representasjon skal føres på konto «Representasjon uten skattefradrag». Dette gjelder f.eks. bevertning av kunder og andre forretningsforbindelser og selv om bevertning skjer i utlandet.

Hva er representasjon?

Representasjon er tiltak som henvender seg utad til personer, bedrifter mv. som ikke er knyttet til bedriften. Kostnader til tiltak som bare henvender seg til personer knyttet til bedriften som eier, ansatt, styremedlem, aksjonær mv., er ikke representasjon.

Unntak for enkel bevertning av kunder

Kostnader til bevertning av personer som ikke er tilknyttet bedriften er som hovedregel ikke fradragsberettiget. Dette gjelder f.eks. bevertning av kunder og andre forretningsforbindelser og selv om bevertning skjer i utlandet.

Næringsdrivende kan likevel gis fradrag for kostnader i form av en beskjeden bevertning av kunder eller forretningsforbindelser dersom alle følgende betingelser er oppfylt:

  • kostnaden må knytte seg til virksomheten
  • bevertningen finner sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer, se nedenfor
  • bevertningen finner sted på arbeidsstedet eller hvis det ikke er kantine eller annen rimelig serveringsmulighet der, på spisested i nærheten
  • det ikke serveres brennevin, se nedenfor
  • kostnadene ved servering på spisested utenfor arbeidsstedet ikke overstiger kr  500 per person, se takseringsreglene § 2-3-5

Når kostnader til bevertning av forretningsforbindelser er fradragsberettiget etter vilkårene ovenfor, kan det også kreves fradrag for kostnader vedrørende eier, ansatt, styremedlem o.l. som deltar i bevertningen.

Bevertning av kunder ved demonstrasjon av varer

Salgsrepresentanter som selger varer det ikke er praktisk mulig å bringe rundt til potensielle kunder, oppfyller vilkåret om å demonstrere varer når de i stedet har med seg brosjyrer og annet materiell for å presentere produktet. Fradrag for bespisning kan da gis etter reglene ovenfor.

Tobakk i forbindelse med representasjon

Kostnader til tobakksvarer kan ikke føres til fradrag etter disse reglene.

Brennevin i forbindelse med representasjon

Serveres det brennevin er ingen av kostnadene fradragsberettiget. Dette gjelder da også kostnadene til mat mv. Det samme gjelder den del av kostnadene som gjelder arbeidsgiveren selv, ansatte, styremedlemmer mv. som deltok i bespisningen.

Overskridelse av beløpsgrensen

Dersom kostnadene per person overstiger kr  500, jf.  takseringsreglene § 2-3-5, er ingen del av kostnadene fradragsberettiget, jf. FSSD § 6-21-2 første ledd. Det samme gjelder kostnader vedrørende arbeidsgiver selv, ansatte, styremedlemmer mv.

Journalisters fradrag for bevertning

Om journalisters bevertning av intervjuobjekter o.l., se emnet «Journalister mv.».

Bevertning av ansatte

Bevertning på møter, tilstelninger, julebord o.l. for de ansatte, eventuelt med ledsagere, er ikke representasjon, se emnet «Velferdstiltak». Bevertning på styremøter, bedriftsforsamlinger eller generalforsamlinger, anses heller ikke som representasjon når kostnadene etter forholdene må anses rimelige og møtet ikke har karakter av selskapelighet, jf. FSSD § 6-21-3 fjerde ledd.

Kombinasjon av representasjon og virksomhetskostnader

Når kostnader til en bespisning hvor det deltar personer utenom bedriften ikke er fradragsberettiget i henhold til reglene om representasjon, er det heller ikke fradragsrett for bespisningskostnadene vedrørende personer knyttet til bedriften, jf. FSSD § 6-21-2 annet ledd. Dette gjelder ikke hvis tilstelningen er et velferdstiltak. Det gis da fradrag for de deler av kostnadene som etter en forholdsmessig fordeling faller på de personene som er knyttet til bedriften, jf. FSSD § 6-21-3 første ledd. Om hva som er et velferdstiltak, se emnet «Velferdstiltak».

Ved tilstelninger av ekstraordinær art f.eks. i anledning av bedriftsjubileum, innvielse av nybygg mv. er det også anledning til å kreve fradrag for den del av bevertningskostnadene som etter en forholdsmessig fordeling faller på innehaver og personale med ektefeller, mens de øvrige kostnader må anses som representasjonskostnader, se FSSD § 6-21-3 tredje ledd.

Gavegjenstander

Kostnader til gaver til forretningsforbindelser, deres familie eller ansatte, skal i utgangspunktet behandles som representasjon. I visse tilfeller kan kostnadene ved gavegjenstander som ikke overstiger kr  275, jf. FSSD § 6-21-5 første ledd og takseringsreglene § 2-3-5, likevel være fradragsberettiget som reklamekostnad. Om hva slags gavegjenstander som godtas som reklame, se emnet «Reklameinntekter/-kostnader».

Oppmerksomheter

Kostnader til enkle oppmerksomheter overfor forretningsforbindelser er fradragsberettiget, forutsatt at kostnadene ikke overstiger kr  275, jf. FSSD § 6-21-6 første punktum og takseringsreglene § 2-3-5. Kostnader til kranser ved dødsfall er fradragsberettiget uten hensyn til beløpsgrensen som nevnt foran.

Reiser, kurs/demonstrasjon mv.

Kurs for forretningsforbindelser, f.eks. selgere og servicefolk som ikke er knyttet til bedriften, anses ikke som representasjon.

Det er fradragsrett for bekostning av kunders reiser i anledning fremvisning av varekolleksjoner o.l. når dette er formålstjenlig fordi vareutvalget er av slikt omfang og beskaffenhet at det vanskelig lar seg gjøre å foreta hensiktsmessig fremvisning andre steder. Faktiske kostnader til kost og losji er også fradragsberettiget såfremt disse ikke overstiger satsen for ulegitimert nattillegg (kr  471) og diett etter hotellsatsen uten frokost i takseringsreglene § 1-3-4 (kr  589). Tilsvarende gjelder ved innkalling av agenter og kommisjonærer som ikke utelukkende arbeider i bedriftens tjeneste. Andre kostnader i forbindelse med kundereiser kan ikke for noen del fradras inntekten. Kostnader til kundereiser til utlandet utenfor EØS-området kan ikke føres til fradrag med mindre helt særlige forhold skulle tilsi det, jf. FSSD § 6-21-2 fjerde ledd.

Hvis reiseoppholdet forlenges på grunn av sosiale arrangementer eller befaringer av ikke-faglig karakter, gir dette ikke rett til økt fradrag. Likeledes kan det ikke gis fradrag for merkostnader som skyldes deltagelse av f.eks. ektefeller. Om tilsvarende vurdering, se emnet «Studiereise/kongressdeltagelse mv.».

Om behandling av reiser arrangert for selgere mv. som belønning for salgsinnsats, se emnet «Velferdstiltak»pkt. 3.9 og emnet «Studiereise/kongressdeltagelse mv.»pkt. 6.2.

Fradrag for lønnskostnader mv.

Det er ikke fradragsrett for lønnskostnader som er knyttet direkte opp mot representasjonstiltaket. Dette gjelder for eksempel lønnskostnader for en vaktmester som er ansatt for å ha tilsyn med bedriftens representasjonsbygning og lønn til serveringspersonell som leies inn for å servere på representasjonstilstelninger. For fastlønnede ansatte som har et ordinært arbeidsforhold i bedriften, skal det normalt ikke foretas noen avkortning av fradragsretten for den del av lønnskostnadene som anses å knytte seg til representasjonsoppgaver. Dette gjelder for eksempel for ledere hvor representasjonsoppgaver inngår som en del av stillingen, og for andre ansatte som fra tid til annen deltar på representasjonsoppdrag. Det samme gjelder for ansatt kantinepersonell som fra tid til annen serverer på representasjonstilstelninger.

Hvis ansatte hos kunder mv. oppebærer en skattepliktig fordel, vil kostnaden som utgangspunkt ikke være fradragsberettiget, selv om den ansatte fordelsbeskattes. Etter omstendighetene kan det likevel foreligge fradragsrett hvis ytelsen har karakter av belønning for salgsinnsats, se emnet «Studiereise/kongressdeltagelse mv.»pkt. 6.1. Dette må vurderes konkret.

Regnskapsføring/bilag

For bevertningskostnader som er fradragsberettiget må det spesifiseres hvor og til hvilken tid bevertningen har funnet sted, samt hvem som har deltatt.

Regnskapssystemet skal spesifisere alle registrerte opplysninger som ligger til grunn for beløp som skal oppgis i næringsoppgave. I Næringsoppgave 2 (RF-1167) føres både ikke fradragsberettigede og fradragsberettigede representasjonskostnader i post 7370. Ikke fradragsberettigede representasjonskostnader tilbakeføres videre i post 0610. I Næringsoppgave 1 (RF-1175) føres de fradragsberettigede representasjonskostnadene i post 7350.